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ガントチャート作成ツールのタイプ別の使い方

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ガントチャートを作成するツールには様々なものがありますが、タイプを別けて説明します。ガントチャートで管理される対象をプロジェクトと呼ぶこととします。プロジェクトは一定期間など期限のある活動で何らかの終了条件があるものとします。

ガントチャートの作成ツールのタイプ

ガントチャートの作成ツールはいくつもありますが、大きく2種類に別けることができます。①直接入力型②積上げ型と命名してそれぞれの特徴や使い方、有効な利用方法を説明していきます。

またガントチャートを構成する行はタスク、チケットなどと色々な呼び方がありますが、アクティビティという表現で統一します。

①直接入力型

直接入力型とは、一覧表形式の入力欄に登録していくと、主にその右側にその入力内容に対応したチャートができる、ガントチャートを直接作成するタイプのツールです。代表例はMicrosoft Projectです。Excelで作成されたものもこのタイプということになります。我々の開発しているProject-Alphaもこのタイプです。

入力管理

このタイプでは、ガントチャートの更新を行うのはプロジェクトの管理者など一部のメンバーに限定して運用することが望ましい場合が多いです。
一覧表形式となっているため更新可能なメンバーは、全てのアクティビティについて編集可能となります。そのため誰でも更新できるようになっていると、自身の担当以外など予期せぬところを間違って編集してしまったりする可能性があるので、管理者など一部のメンバーが責任をもって管理した方が良いでしょう。またExcelなどではファイル共有機能で同時に編集することもできますが、同時で複数人で編集していると前後関係がおかしくなったりと意図しない結果になることもあります。

アクティビティに関連する特徴

アクティビティは管理者が登録するので、ある程度統一された粒度で管理する運用が可能となります。必要に応じて一部は細かい粒度で管理するといったこともあるでしょう。
管理者一人で更新する運用の場合、アクティビティの数が多いとステータスの変更など更新作業に多くの時間を割かれることになりますが、細かくすることで工数や進捗管理の精度が上がります。この辺りのバランスを考慮してガントチャート上でどの粒度で管理するか、プロジェクトの内容や性質、管理者の能力や性格に合わせて変わってくることになります。内容や期間にもよりますが200行を超えた辺りから苦しくなり始め、300行を超えるとガントチャート上での運用がかなり厳しいイメージです。この厳しいとは、「管理ができなくなる」ということだけでなく、「管理はできてるが負荷が高くなる」ということも含みます。
ここで「ガントチャート上で」と記載していますが、プロジェクトを管理するためのツールはガントチャートだけではないので、適切なツールを併用して使用していけば良いのです。運用が厳しく感じたら、管理方法を見直すタイミングかもしれません。大事なのは全てをガントチャートで管理することではなく、プロジェクトを成功に導くことです。

報告資料としてのガントチャート

このタイプを選択する理由の一つとして、プロジェクトのステークホルダーに報告する資料としてガントチャートを作成するという場合があります。これはガントチャートが視認性に優れていて、ステークホルダーが誰でもアクティビティの順序や進捗状況、スケジュールを理解し易くすることができるためです。ただ行数が多くなるにつれて視認性はどうしても下がりますので、必要に応じて他の資料と合わせて報告すると良いでしょう。
報告資料としての用途の場合、以下のようなことがポイントとなります。

  • アクティビティはステークホルダーが分かる・求める粒度にする。細かくし過ぎると煩雑で確認しにくいと言われ、抽象化しまとめ過ぎると分かりにくいと言われることがあります。
  • お客様との会議体などで報告する必要があり、誰でも参照できる状態を求められることがあります。具体的には紙に印刷できることやExcel化、PDF化してファイルを配布するように求められることがあります。
  • 報告資料用と実際のアクティビティ管理用のガントチャートを共通で利用できるか。共通利用できると、効率的な運用をすることが可能です。逆に二重管理のような状態になってしまうと、負荷が高まります。

有効な利用パターン

  • アクティビティがある程度パターンが決まっているプロジェクトでは、過去のプロジェクトの設定をそのまま利用することができるので有効です。プロジェクトの内容により変更が必要な部分だけアクティビティの追加・修正・削除すれば良いので効率的に準備をすることができます。
  • ガントチャート上で管理が必要なアクティビティの数が多すぎないプロジェクト(例えば100個程度など)は、ガントチャートの視認性を活かせるので有効です。プロジェクトの状況をガントチャートを介して素早く理解することができます。

②積上げ型

積上げ型とは、ガントチャートを構成するアクティビティを一つ一つ個別に登録していき、登録されたアクティビティをまとめて表示することでガントチャートとして表現することができるタイプのツールのことです。代表例はRedmineです。
このタイプのツールでは、ガントチャートは数ある機能の一つとして提供されており、アクティビティの管理に関連して様々な機能を持つプロジェクト管理ツールとして提供されていることが多いです。

入力管理

このタイプでは、アクティビティを登録できるのはプロジェクトに参加しているメンバー全員などで運用することが多いです。自分の担当や関連するアクティビティを各自が登録できるようにする運用イメージです。ただし外部の組織のメンバーなどで、ツールにアクセスする権限がない場合は代行して入力することになります。
各アクティビティにはファイルを添付したりコメントしたりと、アクティビティ毎に個別に情報を追加する機能を備えてるツールもあります。

アクティビティに関連する特徴

アクティビティは色々なメンバーが登録するので、アクティビティを管理する上で一定のルールを策定して運用するのが一般的です。
アクティビティに対して集約するための分類情報を紐付けたり、親となるアクティビティを紐付けて登録することが可能となっているツールが多く、それらを集約し、まとめて表示することでガントチャートとして表示する仕組みになっています。
プロジェクトが進んでいく中で、必要になったアクティビティをどんどん追加していくことが多く、細かい作業単位で登録していくことで作業漏れをなくしつつ着実に進捗を管理をしていく運用が多いです。

ガントチャート以外の様々な機能

このタイプはプロジェクト管理ツールの中の一つの機能としてガントチャートでの表示機能が備えられていることが多いです。ガントチャートはコアな機能ではなく、周辺機能の一つという扱いです。
プロジェクト管理ツールとして、ガントチャート以外では以下のような機能があることが多いです。

  • アクティビティをカンバン方式・カレンダー形式・タイムラインなど様々な形式で表示することができる。
  • アクティビティ以外にToDoリストが管理できる。
  • メンバー間でチャットやメッセージなどでコミュニケーションすることができる。
  • プロジェクト毎にWiki機能がある。

これらは代表的な機能ですが、プロジェクト管理ツールによって他にも様々な機能を有しているものがありますので、活用できる機能がないか確認してみて下さい。

有効な利用パターン

  • 参加するメンバーの多いプロジェクトで、そのメンバー全員がプロジェクト管理ツールを利用することができる状況で有効です。全員が利用できるので、必要な情報共有を素早くすることができます。
  • アクティビティの追加頻度が高く、細かい単位で大量のアクティビティを管理していくプロジェクトの場合に有効です。

ただし、このタイプではプロジェクト管理として様々な機能を提供しているツールが多いので、それらを含めてどの機能をどのように利用するかによって効果が変わってきます。導入するにあたって影響を受ける業務範囲やメンバーを確認の上、有効に利用できるようにしましょう。

まとめ

今回はガントチャート作成ツールを①直接入力型と②積上げ型というタイプ別にして、それぞれの特徴を中心に説明しました。ガントチャートを利用した方が良い場合はこちらの情報で検討にお役立て下さい。 

以上

【関連するリンク】

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